نرم افزار انبارداری تنها برای شرکت های بزرگ است؟
باید بدانید که انبارداری و سیستم مدیریت کالا، محصول و یا ابزار و وسایل می تواند مناسب برای:
انباری یک برج 200 واحدی برای مدیریت کالاهای مشترک ، یک اتاق کارگاه کوچک خانگی ، یک سوله 2 هکتاری، یک انبار اجاره ای در میدان شوش ، سوله مواد اولیه یک تولید کننده ، فروشگاه حضوری و مغازه و یا واحد انبار یک سازمان باشد.
هر جا که برای رصد تعداد و موجودی کالا ، محصول ، دارایی ها ، مواد مصرفی ، ابزار و… نیازمند شمارش هستید نرم افزار انبارداری نیاز دارید.
انبارها نقش مهمی در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی دارند و عمده دارایی یک سازمان را شامل می‌شوند. اداره کردن انبار ، کاری سخت و پر هزینه است به همین دلیل مدیران سازمان‌ها دنبال این هستند که از روش های مختلف به کم هزینه‌ترین و بهترین راهکار مدیریت انبار برسند . با پیشرفت تکنولوژی و پیدایش سیستم‌های مدیریت کمک چشمگیری به حوزه اقتصادی شده است.
انبارداری چیست؟
انبارداری عبارت است از کلیه فعالیت‌های مربوط به آماده‌کردن ، حفظ کردن و تحویل‌گرفتن و توزیع نمودن مواد و کالاهای مورد نیاز سازمان در زمان مناسب ، قیمت و شرایط مناسب . انبارداری و حسابداری انبار به عنوان بخشی از چرخه بنگاه‌های اقتصادی بزرگ وکوچک ، مسئولیت ذخیره و نگهداری کالا را برای تولید و مصرف و تأمین دارد .حسابداری اموال و انبار در بیشتر مواقع می‌تواند از ضررهای احتمالی جلوگیری کند.
نرم افزار انبارداری (مدیریت انبار) چیست؟
نرم افزار انبارداری که به آن سیستم مدیریت انبار نیز گفته می‌شود ، یک برنامه نرم افزاری است که به کنترل و مدیریت عملیات روزمره در یک انبار کمک می‌کند. نرم افزار انبار برداشت و ارسال سفارشات را بهینه می‌کند.
به زبان ساده ، نرم افزار انبارداری ، یک نرم افزار کاربردی است که به کنترل و مدیریت عملیات روزانه در یک انبار کمک زیادی می‌کند. سیستم مدیریت انبار یا مکانیزاسیون انبار به یک کسب و کار ، در مدیریت و بهره‌برداری از انبار یا مرکز توزیع ، توانایی کنترل قابل‌توجهی می‌دهد . فرایند انبارداری محصولات را می‌توان از طریق این سیستم بهینه کرد . این یک فرایند طولانی است و نیاز به مراحل مختلفی دارد ، مانند:
- به دست آوردن محصولات از تأمین‌کنندگان.
- حفظ سطح موجودی و ارسال این محصولات به مشتریان.
- سازماندهی و پردازش اطلاعات مهم.
در اغلب موارد ، کسب و کار بزرگتر نیازهای توزیع پیچیده‌تر و سنگین‌تری دارد . یک نرم افزار انبار با کیفیت بالا ، باید قادر به ادغام تدارکات باشد که فرایندها را ساده‌تر کرده ، کارایی را به حداکثر رسانیده و هزینه‌های غیرضروری را حذف کند.
هدف هر انبار کنترل ورود و خروج و موجودی کالاها به بهترین و مؤثرترین روش ممکن است. با پیشرفت تکنولوژی و رقابت‌های فشرده ، روش‌های کاغذی پاسخگو نیستند..
در این قسمت به 5 دلیل عمده برای استفاده از نرم افزار انبارداری اشاره می‌کنیم:
1- کنترل و مدیریت موجودی
نرم افزار انبارداری با کاهش زمان چرخه سفارش ، مدیریت کیفیت موجودی را افزایش می‌دهد. نرم افزاری انبار برای کنترل کلیه فعالیت‌های انبار شما طراحی شده است، این نرم افزار به شما امکان می‌دهد تا برای بهبود عملکرد و دقت موجودی ، هر واحد را با جزئی‌ترین اطلاعات پیگیری و رصد کنید.
یک نرم افزار انبارداری خوب ، مدیریت موجودی کالاهای انبار را بسیار سریع ، آسان و کارآمد می‌کند. با اطلاعات به روز شده ، سیستم‌های مدیریت انبار بازخورد سریع و دقیق را ارائه می‌دهند تا شرکت‌ها بتوانند سریع‌تر به خواسته‌های مشتریان خود پاسخ دهند. توزیع‌کنندگان و عمده‌فروشان دقیقاً می‌دانند که در انبار چیست، در کجا واقع شده است و چه زمان لازم است که دوباره پر شود.
2- خدمات و پیگیری مشتری
انباری که برای کالاهای کسب‌وکارتان در نظر گرفته‌اید ، قسمت مهمی از تجربه خرید مشتریان شما خواهد بود. اطمینان از موجود بودن محصولات سفارش داده شده توسط مشتریان ، برای ارائه خدمات خوب بسیار مهم است . نرم افزار انبار داری دقت چیدمان کالاهای موجود را بهبود می‌بخشد و این مطلب در نظم ارسال کالاها بسیار ثمر بخش خواهد بود.
نرم افزار انبارداری ، همچنین سازماندهی و ردیابی محموله‌ها را از طریق اتوماسیون آسان می‌کند . تعیین مسیرهای حمل و نقل به‌راحتی قابل کنترل و ردیابی است. این اتوماسیون انبار ، با بیشتر کردن دقت ارسال و افزایش سرعت تحویل مرسوله‌ها به مشتریان ، سبب افزایش رضایتمندی آنان خواهد شد.
3- بهره‌وری شرکت
بسیار مشخص است که وقتی نرم افزار انبارداری باعث سرعت در فرایند جابه‌جایی و تحویل کالاها به مشتری می‌شود ، کار بیشتری در زمان کمتر صورت خواهد گرفت ؛ بنابراین بهره‌وری شرکت رشد خواهد داشت.
4- بازگشت سریع‌تر سرمایه
نرم افزار انبارداری ، نه‌تنها باعث فروش بیشتر می‌شود بلکه باعث افزایش سرعت در فروش هم خواهد شد ؛ بنابراین صاحبان کسب و کار زودتر بازگشت سرمایه خود را شاهد خواهند بود. ضمن اینکه افزایش سرعت در تمام زمینه‌ها ، رضایت مشتری را فراهم خواهد کرد.
5- ادغام ERP
یک سیستم مدیریت انبار خوب با سیستم مدیریت مشاغل موجود شما ادغام می‌شود بنابراین نیازی به تکرار سیستم‌ها یا رویه‌ها نیست. با رشد نیازهای شغلی شما ، راه حل نرم افزار انبار داری شما باید متناسب با نیازهای شما توسعه یابد.
نرم افزارهای انبارداری چه قابلیت‌های عمومی دارند؟
از بین مهم‌ترین قابلیت‌های عمومی نرم افزار انبارداری می‌توان موارد زیر را در نظر گرفت.
فکس بيجک ، رسيد ، ليست موجودی ، کاردکس کالا و دیگر گزارشات بدون احتیاج به دستگاه فکس
قابلیت دسترسی به اطلاعات کالاها در قالب ساختار درختی یا به صورت مستقیم
قابلیت صدور رسید انبار یا برگ ورود کالا
قابلیت صدور برگ خروج کالا
قابلیت ثبت حواله و صدور برگ خروج کالا به واسطه حواله صادر شده و کنترل مانده هر حواله
صدور برگ درخواست خريد و صدور برگ ورود كالا به واسطه درخواست خريد صادر شده
ثبت مشخصات مرتبط به تجار و صاحبان كالا
قابلیت تعریف ساختار درختی برای مدیریت گروه‌بندی کالاها
امکان ثبت هزینه‌های روزانه
جا به جایی كالا يا تغيير نام كالا يا انتقال به سایر انبارها
امکان ثبت لیست کالاهای ضایعاتی یا بررسی شده
مدیریت موجودی کالا در زمان ورود و خروج
محاسبه درآمد و هزينه‌ها به طور روزانه ، هفتگی ، ماهيانه و …
ثبت برگ خروج کالای تسویه نشده و اطلاعات و گزارش‌های گوناگون در رابطه با آن‌ها
جستجوی حواله‌های تجار و صاحبان كالا
تهیه و چاپ ليست اجناس و موجودی كالاهای مرتبط به يك تاجر يا صاحب كالا
خودداری از دسترسی پیدا کردن افراد غیر‌مجاز به سیستم
جستجوی ترکيبی کليه اطلاعات رسیدها
جستجوی ترکيبی کليه اطلاعات بیجک‌ها
ثبت کارکرد کاربران و گزارش‌گیری گوناگون از عملیات کاربران
قابلیت لغو یا حذف کامل برگه‌های ورود و خروج
ثبت و چاپ برگ باربری یا همان بیجک گاراژی
امکان به نمایش در آوردن هوشمند کالاهای مرتبط به یک صاحب کالا در زمان ثبت رسید و بیجک به شکل لیست یا تایپ حروف اول کالا
جستجوی اطلاعات کالا برمبنای تطبیق عبارت مورد نظر با بخشی از نام کالا و یا تطبیق کامل با نام کالا
نظارت بر هزینه انبارداری به صورت خودکار یا دستی
چاپ تفکیکی ليست هزينه های هفتگی ، ماهيانه يا سالانه
نمایش لیست حواله های صادره در تاریخ های گوناگون از سوی صاحب کالا
چاپ لیست موجودی اجناس مرتبط به يك صاحب كالا به شکل كلی يا انتخابی در زمان های خاص
ثبت تاريخ و ساعت ورود و خروج كالا در رسيد و بيجك
نظارت بر شماره رسيد و بيجك به صورت دستی و خودکار
به ثبت رساندن خودکار ليست خريداران و رانندگان جهت تسهیل دسترسی های بعدی
ثبت حواله های نامعتبر جهت پیشگیری از مشکلات احتمالی
چاپ کاردکس کالا
امکان چاپ قبض انبار
انبارگردانی و شمارش كالاهای كل انبارها مستقل از صاحب كالا و نمايش موجودی هر صاحب كالا به صورت تفکیک‌شده
چاپ كاردكس كلی كالا با انتخاب يك يا چند كالا و انتخاب نوع اسناد ( ورودی‌ها ، خروجی‌ها يا هردو ) همراه با تعيين محدوده زمانی
گزارش‌گيری از کالاها به شکل گروهی با توجه به گروه بندی درختی تعريف شده
ثبت چندین هزينه گوناگون جهت هر برگ خروج و ورود و ارائه گزارش‌های آماری برای هريك از آن‌ها به شکل تفكيكی
ثبت هزينه انبارداری برای هر واحد كالا و كنترل خودكار هزينه‌ها به واسطه سيستم
به نمایش در آوردن ليست برگه‌های خروج صادر شده در طول روز يا هر محدوده زمانی مورد نظر برای بررسی وضعيت برگه های تسويه نشده يا ارائه به صاحبان كالا
حسابداری انبار برای مدیریت دریافتی‌ها و پرداخت‌های مالی با افراد در انبار
صدور قبض رسيد جهت كنترل دريافت‌های انجام شده و ثبت خودكار سند حسابداری در صورت نیاز